Wenn Ihre Verwalter-Software den elektronischen Datenaustausch nach ARGE-Standard unterstützt, automatisiert dies die Prozesse zwischen Ihnen und uns. Dieser Datenaustausch per Mail ist für alle gängigen Software-Lösungen einsetzbar.

Sie übermitteln Nutzer- und Liegenschaftsdaten sowie Brennstoffkosten elektronisch an uns (gerne können Sie diese Daten aber auch weiterhin auf herkömmlichen Wege per Formulare an uns senden). Wir stellen Ihnen die Ergebnisse der jeweiligen Wohnungsnutzer für die automatisierte Übernahme in Ihrer Verwaltersoftware elektronisch zur Verfügung.

 

Ablauf des Datenaustausches

1. Beauftragung zum elektronischen Datenaustausch (DTA)
   Bitte teilen Sie uns per Mail mit, wenn Sie künftig neben dem gedruckten Exemplar der Heizkostenabrechnung die Abrechnungsergebnisse zusätzlich elektronisch übermittelt haben möchten.
   
   
2. Vorbereitende (einmalige) Arbeiten
   Vor Beginn des Datenaustausches ist eine Abstimmung und eindeutige Zuordnung der Ordnungsbegriffe (Objekt- und Nutzernummern) welche Sie und die Witter GmbH verwenden notwendig. Hierzu senden Sie uns eine Übersicht der von Ihnen verwendeten Objekt- und Nutzernummern, welche wir dann in unsere Stammdaten einpflegen.
   
   
3. Erster Datenabgleich
   Sobald wir diese Daten in unser EDV-System eingepflegt haben, senden wir per Mail den ersten Datensatz "A". Dieser Datensatz dient dem Abgleich der Ordnungsbegriffe und wird von Ihnen in Ihre Software eingelesen. Erst wenn dieser Datensatz ohne Beanstandung eingelesen werden kann, ist die eindeutige Zuordnung der Wohnungsnutzer fehlerfrei erfolgt. Der Austausch dieses Datensatzes erfolgt so lange, bis die Ordnungsbegriffe eindeutig zugeordnet werden können.
   
   
4. Übermittlung der Liegenschafts-, Nutzerdaten und Kostendaten
   Diese Daten können Sie uns auf herkömmlichen Wege mit Hilfe von vorab zugesandten Formularen mitteilen, oder auf elektronischem Weg per Mail in Form des Datensatzes "L" (Liegenschaftssatz), "M" (Mieterdaten) und "K" (Kostensatz) zusenden. Wenn alle Daten vollständig vorliegen, erstellen wir auf dieser Grundlage die aktuelle Heizkostenabrechnung der Liegenschaft.
   
   
5. Übergabe der Abrechnungsergebnisse
   Wir senden das gedruckte Exemplar der Heizkostenabrechnung (Gesamtaufstellung & Einzelabrechnungen) wie bisher per Post an Ihre Anschrift. Zusätzlich senden wir per Mail den Datensatz "D" mit den einzelnen Abrechnungsergebnisse der jeweiligen Wohnungsnutzer für die Übernahme dieser Daten in Ihre interne Nutzerabrechnung. Nach Ihrer Prüfung der jeweiligen Abrechnungen kann die Freigabe und Übernahme des Datensatzes "D" erfolgen.
   In der erweiterten Methode, dem so genannten Arge-Standard E898, senden wir die Heizkostenabrechnung (Einzelabrechnungen für die Wohnungsnutzer) zusätzlich als PDF-Datei. Die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung wird dann automatisch mit Ihrer Betriebskostenabrechnung zusammengeführt und ausgedruckt.

 

weiterführende Informationen
Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.