Wechseln ist einfach!

Manche Verwalter oder Eigentümer scheuen den Wechsel des Abrechnungsdienstleisters, weil sie damit einen hohen Arbeitsaufwand verbinden. Dabei ist der Wechsel zu uns einfacher als gedacht!

Ist eine Wohnanlage mit Wärmezählern ausgestattet, können wir diese unabhängig vom Hersteller übernehmen und ablesen. Nachstehend erläutern wir kurz die von uns empfohlene Vorgehensweise zum Anbieterwechsel:

• Bevor Sie sich für den Wechsel zu uns entscheiden, senden wir Ihnen gerne ein unverbindliches Kostenangebot für die Ablesung und Abrechnung Ihrer Liegenschaft zu.
• Wenn wir Sie mit unseren Leistungen überzeugt haben, empfehlen wir, den mit Ihrem bisherigen Abrechner geschlossenen Vertrag schriftlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen und sich die Kündigung sowie die genaue Kündigungsfrist schriftlich bestätigen zu lassen. Erst mit dieser Bestätigung steht der tatsächliche Wechseltermin fest.
• Liegt die schriftliche Bestätigung der Kündigungsfrist vor, kennen wir den genauen Zeitpunkt des Wechsels und benötigen nun Ihre Auftragserteilung an uns, indem Sie unser Angebot unterzeichnet an uns zurücksenden.
• Anschließend benötigen wir nur noch die Ablesewerte des letzten Jahres. Senden Sie uns hierfür die Gesamtaufstellung der letzten Heizkostenabrechnung. Wir entnehmen dieser Aufstellung alle Wohnungsdaten, Stückzahlen, Montageorte und Ablesewerte der Wasser- und Wärmezähler und übernehmen diese in unser EDV-System.

Sie sehen: Der Wechsel ist einfach und schnell erledigt.
Gerne klären wir all Ihre Fragen auch telefonisch mit Ihnen.

Übrigens! Wenn Sie zu uns wechseln möchten, spielt es keine Rolle, ob Sie mit Ihrem bisherigen Dienstleister einen Mietvertrag für Wasser- und/oder Wärmezähler abgeschlossen haben und dieser noch ein oder mehrere Jahre läuft. Dieser Vertrag kann bei Ihrem bisherigen Anbieter bis zum vereinbarten Laufzeitende weiterlaufen.

Gesetze & Verordnungen

Unsere Dienstleistungen rund um die Heiz-, Warmwasser- und Betriebskostenabrechnung unterliegen einer Reihe gesetzlicher Grundlagen. Die folgenden Gesetze und Verordnungen sind hierfür maßgeblich. Da sich Gesetzestexte regelmäßig ändern können, verlinken wir direkt auf die jeweils aktuelle, amtliche Fassung des Bundesministeriums der Justiz:

• Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Heizkostenverordnung – HeizkostenV)
• Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV)
• Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV)
• Mess- und Eichgesetz (MessEG)
• Mess- und Eichverordnung (MessEV)
• Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG)
• Gebäudeenergiegesetz (GEG)

Diese Übersicht dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.

elektronischer Datenaustausch

Wenn Ihre Verwalter-Software den elektronischen Datenaustausch nach ARGE-Standard (aktuell Version 3.10) unterstützt, automatisiert dies die Prozesse zwischen Ihnen und uns. Dieser Datenaustausch per Mail ist für alle gängigen Software-Lösungen einsetzbar.

Sie übermitteln Nutzer- und Liegenschaftsdaten sowie Brennstoffkosten elektronisch an uns (gerne können Sie diese Daten aber auch weiterhin auf herkömmlichem Wege per Formular an uns senden). Wir stellen Ihnen die Ergebnisse der jeweiligen Wohnungsnutzer für die automatisierte Übernahme in Ihrer Verwaltersoftware elektronisch zur Verfügung.

Die Version 3.10 des ARGE-Standards wurde um Felder zur Übertragung der CO2-Kostenaufteilung gemäß Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) erweitert. Sofern Sie uns die hierfür erforderlichen Angaben übermitteln, berücksichtigen wir die gesetzlich vorgeschriebene Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter automatisiert im Datenaustausch.

Ablauf des Datenaustausches

1. Beauftragung zum elektronischen Datenaustausch (DTA)
   Bitte teilen Sie uns per Mail mit, wenn Sie künftig anstelle des gedruckten Exemplars der Heizkostenabrechnung die Abrechnungsergebnisse elektronisch übermittelt haben möchten.
   
   
2. Vorbereitende (einmalige) Arbeiten
   Vor Beginn des Datenaustausches ist eine Abstimmung und eindeutige Zuordnung der Ordnungsbegriffe (Objekt- und Nutzernummern) notwendig, die Sie und die Witter GmbH verwenden. Hierzu senden Sie uns eine Übersicht der von Ihnen verwendeten Objekt- und Nutzernummern, welche wir dann in unsere Stammdaten einpflegen.
   
   
3. Erster Datenabgleich
   Sobald wir diese Daten in unser EDV-System eingepflegt haben, senden wir per Mail den ersten Datensatz "A". Dieser Datensatz dient dem Abgleich der Ordnungsbegriffe und wird von Ihnen in Ihre Software eingelesen. Erst wenn dieser Datensatz ohne Beanstandung eingelesen werden kann, ist die eindeutige Zuordnung der Wohnungsnutzer fehlerfrei erfolgt. Der Austausch dieses Datensatzes erfolgt so lange, bis die Ordnungsbegriffe eindeutig zugeordnet werden können.
   
   
4. Übermittlung der Liegenschafts-, Nutzerdaten und Kostendaten
   Diese Daten können Sie uns auf herkömmlichem Wege mit Hilfe von vorab zugesandten Formularen mitteilen, oder auf elektronischem Weg per Mail in Form des Datensatzes "L" (Liegenschaftssatz), "M" (Mieterdaten) und "K" (Kostensatz) zusenden. Wenn alle Daten vollständig vorliegen, erstellen wir auf dieser Grundlage die aktuelle Heizkostenabrechnung der Liegenschaft.
   
   
5. Übergabe der Abrechnungsergebnisse
   Wir senden per Mail den Datensatz "D" mit den einzelnen Abrechnungsergebnissen der jeweiligen Wohnungsnutzer für die Übernahme dieser Daten in Ihre interne Nutzerabrechnung. Nach Ihrer Prüfung der jeweiligen Abrechnungen kann die Freigabe und Übernahme des Datensatzes "D" erfolgen.
   In der erweiterten Methode, dem so genannten Arge-Standard E898, senden wir die Heizkostenabrechnung (Einzelabrechnungen für die Wohnungsnutzer) zusätzlich als PDF-Datei. Die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung wird dann automatisch mit Ihrer Betriebskostenabrechnung zusammengeführt und ausgedruckt.

Den elektronischen Datenaustausch bieten wir Ihnen auch über den Service der Hausbank München an. Deren Verwalter-Software VS3 verbindet Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung in einem System und verfügt über Schnittstellen zu Wärmemessdiensten. Nutzen Sie VS3, übernehmen wir Liegenschafts-, Nutzer- und Kostendaten direkt aus Ihrem System und stellen die Abrechnungsergebnisse ebenso automatisiert wieder zur Verfügung – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand auf Ihrer Seite.